A importância dos aplicativos de gestão da informação e gestão de tarefas para o empreendedor

Olá, meu nome é Raoni Luna e estou aqui iniciando minha coluna no ArteCult sobre Organização e Produtividade Digital! Sou Especialista em Produtividade Digital, Designer, Comunicador, Professor, Palestrante e proprietário do Cerebrando, empreendimento voltado para o desenvolvimento de conteúdos e cursos que ensinam como se tornar mais produtivo através do uso de ferramentas digitais. Tais conhecimentos podem beneficiar qualquer pessoa ou profissional, seja qual for a área de atuação.

Com graduação em Desenho Industrial pela UFRJ, MBA em Comunicação Estratégica pelo Instituto Infnet e diversos cursos de especialização na bagagem, sempre buscou se aprimorar nas mais diversas áreas da vida, a fim de encontrar soluções que auxiliem o desenvolvimento pessoal e, consequentemente, aumento da qualidade de vida. Além do estudo através de cursos formais, é um entusiasta da auto-aprendizagem e da possibilidade de obter soluções e inovação a partir de conteúdos interdisciplinares.

Pois bem, já falei muito sobre mim e meu projeto. Vamos agora ao que interessa!

Todos os dias somos bombardeados com quantidades maciças de informação, advindas da televisão, celular e/ou qualquer outro tipo de mídia. Essas informações, em sua maioria, são irrelevantes, mas acabam consumindo boa parte do nosso tempo produtivo. Segundo o Princípio de Pareto (também conhecido como regra do 80/20) aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Aplicando essa máxima às informações diárias que recebemos, podemos dizer que apenas 20% do que nos é apresentado realmente importa, enquanto 80% é informação descartável. Mas como devemos agir em relação a esses 20% de informação relevante? De que forma armazenamos essas informações?

Muitos de nós utilizam a boa e velha agenda de papel. Lá registramos os nossos compromissos, telefones de contatos importantes, anotações sobre reuniões ou qualquer outra coisa que nos pareça importante. Porém, seu espaço é limitado à quantidade de folhas e, fatalmente, no final do ano teremos que migrar as informações mais importantes para uma nova agenda. A cada ano vamos aumentando nossa coleção de agendas e sempre teremos que consultar determinada informação em uma agenda antiga. E se, por um acaso, você perdesse sua agenda no Uber ou então fosse assaltado e a levassem junto com a bolsa? Imagine-se numa situação de emergência, na rua, precisando consultar uma informação anotada na agenda de dois anos atrás…

Esses questionamentos apenas mostram algumas fragilidades de se confiar sua vida às agendas físicas. Então, qual seria a solução?

Já há alguns anos contamos com ferramentas digitais poderosíssimas, que podem fazer com maestria a gestão das nossas informações. São aplicativos e softwares para celulares e computadores que podem armazenar contatos telefônicos, compromissos, tarefas, receitas e exames médicos, pesquisas sobre viagens, notas fiscais, recibos e qualquer outro tipo de informação que precisemos guardar. As informações contidas nesses aplicativos podem ser acessadas de qualquer computador ou celular, desde que estejam conectados à internet. Uma vez que tenhamos atualizado determinada informação no celular, a mesma é sincronizada imediatamente com os outros dispositivos logados com a sua conta, ou seja, quando você abrir o software pelo seu computador as informações estarão atualizadas.

 

  • O que são e o que podem fazer os apps/softwares de gestão da informação? 

    Evernote

Os aplicativos de gestão da informação funcionam como um cérebro digital, pois podem armazenar qualquer tipo de informação. Podemos considerá-los também a evolução do bloco de notas. Podemos usá-los para salvar receitas médicas, exames, textos diversos, ideias, planejamentos, fotos de documentos (identidade, passaporte etc.), listas de compras ou qualquer tipo de lista, atas de reunião, sites (os famosos favoritos que costumamos salvar no navegador), cartões de visita, e-books, e-mails, notas fiscais, recibos, anotações feitas em cursos, áudios (podemos gravar uma aula, por exemplo), roteiros de viagens, passagens aéreas e tudo mais que quiser. Agora, é muito importante ressaltar que essas informações devem ser categorizadas e organizadas de maneira coerente e prática, para que consigamos acessá-las rapidamente, sem muito esforço. Certa vez, durante uma viagem, perdi a pasta que guardava todas as informações referentes às hospedagens, passagens aéreas, roteiros e seguro viagem. Certamente eu teria problemas sem ter acesso a essas informações, mas eu tinha todas elas ao alcance de alguns toques na tela do celular, pois as havia armazenado no meu software de gestão da informação preferido: o Evernote.

Além do Evernote existem muitos outros aplicativos que se propõem a exercer a mesma função, mas os mais conhecidos são: Onenote, da Microsoft, e o Google Keep. O Evernote pode ser usado gratuitamente de forma muito proveitosa, mas caso queira ter acesso a algumas funções extras é necessário pagar uma anuidade. O Onenote vem junto com o pacote Office da Microsoft, ou seja, para usá-lo é necessário adquirir o Pacote. Já o Google Keep é o único grátis desse trio, mas não tem tantas funções quanto os outros dois.

 

  • O que são e o que podem fazer os apps/softwares de gestão de tarefas? 

São aplicativos que nos lembram de realizar tarefas, sejam elas recorrentes ou não. Usando um desses aplicativos você nunca mais irá se esquecer de pagar a fatura do cartão de crédito todo dia 5, ou então de agendar o dentista a cada seis meses. A ideia é colocar toda a nossa relação de afazeres, devidamente classificados e categorizados, para que o aplicativo nos avise (por sms, e-mail, alarme e/ou notificação do celular) sempre que for a hora de realizar determinada ação. Podemos, inclusive, agrupar tarefas por grau de prioridade, local onde se deve realizar e tempo médio de duração. É possível também subdividir uma tarefa mais trabalhosa em tarefas menores ou até fazer a gestão de pequenos projetos.

O meu aplicativo preferido de gestão de tarefas é o Todoist, mas para trabalho em equipe o mais aconselhável é usar o Trello. Além desses dois podemos citar, como mais relevantes, o Any.Do e o Wunderlist. Todos os 4 têm versões gratuitas, mas são bem limitadas se comparadas às versões pagas. Para quem muitas tarefas a serem realizadas e gosta de ter tudo organizado nos mínimos detalhes, vale a pena investir uns R$ 100 por ano para utilizar um desses aplicativos de forma completa.

Mas não poderia terminar esse artigo sem mencionar a importância de se usar a Agenda do Google! Além de prática e intuitiva, ela pode ser utilizada em qualquer dispositivo, inclusive em produtos Apple. Não é uma propagando pró Google, apenas atesto que, por ser multiplataforma, ela é a opção com o melhor custo x benefício, além de ser gratuita.

 

  • Pesquisei, instalei, usei, mas não consegui entender todas as possibilidades de uso desses aplicativos. Existem cursos que me ensinem a usá-los?

 

Sim! O Cerebrando hoje conta com cursos que ensinam como ser mais produtivo utilizando ferramentas digitais. Veja, abaixo, a relação dos cursos:

 

  • Organizando a Vida com Evernote e Todoist (curso prático de 08h de duração – R$ 290) 
    • Utilizando o software Evernote é possível catalogar, classificar e organizar todas as informações relevantes para você, tendo acesso a elas em poucos segundos. Nele podemos armazenar documentos, arquivos de texto, livros, materiais de cursos, receitas, áudios de aulas etc. É possível também armazenar e-mails enviados direto de sua caixa de entrada e salvar páginas inteiras da internet para acessá-las posteriormente. Podemos dizer que o Evernote trabalha como nosso cérebro digital.
    • Já o Todoist é um aplicativo capaz de armazenar todas os seus afazeres e tarefas, classificando-os por data, tempo de execução, prioridade, projeto etc. É possível ainda criar múltiplos alarmes para nos avisar sobre uma tarefa, fazendo com que a tecnologia trabalhe a nosso favor para nunca mais esquecer de realizar algo. Com o Todoist também conseguimos administrar pequenos projetos e compartilhá-los com outras pessoas que estejam envolvidas com o mesmo.

 

  • Organização Digital na Prática (curso prático de 08h de duração – R$ 290) 
    • Aprenda a deixar seu desktop limpo, organizar as pastas do seu computador de maneira intuitiva e prática, renomear e classificar arquivos de forma correta, organizar sua caixa de e-mails e entender um pouco mais sobre o funcionamento do seu aparelho celular! Entenda também um pouco mais sobre segurança da informação, backup e sincronização. Tudo isso de forma prática, diretamente em seu notebook. Você receberá material didático e certificado, além de conteúdos e descontos exclusivos para os próximos cursos que virão!,,

 

  • Gestão de Mídias Sociais para o Empreendedor (curso teórico de 08h de duração – R$ 290) 
    • Nesse curso teórico aprenda a fazer do zero o planejamento e gestão das redes sociais do seu negócio. Vamos abordar e fazer juntos a identificação de público alvo, persona, calendário de publicações, escolha da linguagem, área de atuação e muito mais!

 

Todos os cursos contam com apostila impressa, certificado impresso e coffee break. Ah, e os alunos que se inscreverem em mais de um curso terão desconto nos outros! Vamos ser mais produtivos juntos! 🙂

 

CEREBRANDO

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