Gestão do Tempo: A busca por Produtividade e Desempenho

Você conhece pessoas que “trabalham muito e rendem pouco”? Aquela pessoa que passa o dia correndo pra lá e pra cá, fazendo mil coisas, mas está sempre atrasada para as reuniões e pouco entrega no trabalho? Que, mesmo com o apoio de vários colegas de trabalho ou até de familiares, continua numa vida de correria e estresse?

Bom, o que parece ocorrer é a falta da gestão do tempo. Saber gerenciar as 24 horas do dia, organizar suas prioridades, concluir as tarefas, ganhar tempo livre pode-se tornar fácil se você aprende a planejar-se, aplicando as técnicas certas para cada caso.

A falta de tempo, de um modo geral, pode causar outros problemas além de atrasos. Pode causar, por exemplo, desequilibrios na sua saúde, gerando insônia, transtornos alimentares, problemas cardiovasculares, estresse, pressão alta, diabetes, gripes de repetição, entre outros.

Muitas pessoas com quem conversei parecem não saber sair desse ciclo de correria, baixa produtividade e doenças. Reclamam da situação, mas não conseguem fazer diferente, superar o problema. Há um sentimento de impotência diante das situações diárias que podem se perpetuar.

Numa das palestras que ministrei, a maioria dos colaboradores reclamou da falta de tempo e, sobretudo, de excesso de trabalho, advindos da crise econômica por que passamos e que cortou muitas posições de trabalho. Esse ponto não era uma exceção, pois encontro esse discurso, invariavelmente, em quase todas as empresas que atendo.

Precisamos quebrar esse ritmo ruim, esse ciclo negativo. Precisamos transformar em oportunidades a forma como encaramos cada problema de atrasos ou de resultados fracos.

Há vários métodos que podem ajudar nesse processo de transformação.

Primeiro, devemos entender o modo de funcionamento do nosso cérebro e, por conseguinte, do nosso corpo. Trabalhar diariamente por 8 horas com apenas um intervalo para refeição é ineficiente, improdutivo e danoso para nosso metabolismo. O cérebro não consegue manter-se concentrado por período superior a 1 hora; por isso, em nossas escolas, temos aulas com durações entre 45 e 50min e, em seguida, um pequeno intervalo. A pausa da atividade por um breve periodo causa um relaxamento mental que propicia um retorno à atividade com maior nível de concentração mental. O corpo também precisa de movimento. Manter-se parado, na mesma posição, prejudica, inclusive, a circulação sanguínea. Aproveite as pausas para relaxar e movimentar-se.

Segundo, devemos compreender o ambiente que nos cerca, em relação ao trabalho, à famíllia, aos amigos etc. Esse universo definirá qual será o melhor método ou os métodos a serem aplicados. Há métodos através dos quais se trabalham a questão de concentração e foco, lida-se com a organização e planejamento, equilibram-se a liderança e delegação de tarefas, bem como se ajuda a priorização de atividades e ações.

Então, vamos a dicas práticas para você melhorar sua gestão de tempo no seu dia a dia?

Dica 1: evite distrações com os recursos tecnológicos

Temos o hábito de usar as redes sociais ou a internet na busca por notícias, troca de informações  e reconhecimento.

Esse hábito, além de tirar nossa concentração para a atividade que estamos desempenhando naquele momento, consome muito tempo útil produtivo do nosso dia.

Assim, a sugestão é estipular horários para acesso desses recursos. Você pode definir, por exemplo, que acessará antes de iniciar o trabalho, numa pausa após 2 horas de trabalho, no almoço, numa nova pausa após 2 horas do almoço etc. Vale, também, usar o recurso “silenciar” as notificações dos grupos de Whatsapp, do Facebook, do Twitter e do Instagram.

Lembre-se: uma coisa é estar com o celular perto durante todo o dia para receber ligações ou mensagens de trabalho ou de familiares/amigos que precisem de sua intervenção. Outra é manter suas “redes sociais” ligadas e perto de você o dia todo.

Dica 2: faça paradas regulares e revigorantes

Nosso cérebro precisa de pausas para recuperar a concentração.

Use paradas a cada período máximo de 1h para explorar seu ócio criativo e relaxar o cérebro.

Nesses intervalos, não vale usar qualquer meio tecnológico, pois isso não o fará relaxar; você apenas se concentrará nessa outra atividade.

Aproveite para levantar da cadeira, caminhar, respirar profundamente, conversar com colegas sobre assuntos diversos do trabalho, alimentar-se (frutas, suco, castanhas etc), visitar outro andar, olhar pela janela (pássaros, pessoas, nuvens, cores etc).

Além de relaxar e afastar-se momentaneamente do seu dia de trabalho, essas pausas podem trazer respostas para as questões que precisam de sua ação/decisão.

Dica 3: desenvolva seu ócio criativo

O criador dessa expressão, o escritor Domenico De Masi, tomou como premissa principal a estruturação das atividades humanas em uma combinação equilibrada de trabalho, estudo e lazer. Com isso, ele entendeu que seria possível ocorrer efetivamente o ócio criativo.

Mais do que apenas fazer intervalos no trabalho, é importante conseguir algumas necessidades básicas para que ele ocorra, tais como a introspecção, o relacionamento interpessoal e as atividades lúdicas. Isto lhe fará poder experienciar a criatividade, as intuições, o talento advindo do ócio criativo.

A solução de problemas pode ser facilitada quando não insistimos na sua busca, mas deixamos o problema ali, por um tempo, enquanto relaxamos, refletimos e abrimos a oportunidade para que a criatividade ocorra e a solução apareça.

Dica 4: tenha lazer produtivo

O lazer também serve como momento produtivo de nossas vidas, quando realmente o aproveitamos de maneira integral.

Quando estiver fora do trabalho e no convívio dos seus familiares ou amigos, procure estar presente por inteiro sem deixar que pensamentos e problemas de trabalho tirem sua atenção e dedicação às pessoas que o cercam.

São outros assuntos, outras atividades, outras interações que ocorrem durante esses momentos de lazer que podem propiciar o surgimento de idéias criativas, de soluções inesperadas, de mudanças de atitude diante de problemas.

Brinque! Jogue bola, cartas, jogos, corra, pule, ria, divirta-se. Respeite suas limitações físicas, mas aprenda brincadeiras com as crianças, interaja com adolescentes, pratique esporte com os adultos. Esses momentos trarão formas alternativas de lidar com situações inusitadas, de atuar em equipe, de enfrentar frustrações e fortalecerão suas opções de atuação e respostas no dia a dia.

Destaca-se que a eventual convivência com amigos ou colegas oriundos do trabalho nos seus momentos de lazer não deve ser pautada por assuntos de trabalho. Evite fortemente essa vontade de “voltar” ao trabalho durante o seu lazer.

Dica 5: estabeleça prioridades!

Você não é super-homem (nem mulher-maravilha)

Busque definir a lista de prioridades das suas atividades, usando a ordem de importância e urgência delas. E cumpras as atividades que estão em sua lista.

Identifique as prioridades que devem ser atendidas no dia, na semana e no mês. Separe as prioridades do trabalho, de casa, da família e dos amigos. Gerencie seu tempo para a execução de cada uma delas, seguindo a ordem de prioridade que você definiu.

Desenvolva a consciência de suas limitações e saiba falar “não” para novas atividades que superem sua capacidade de resolver e entregar os resultados solicitados dentro dos prazos. Vale mais dizer que não consegue fazer do que dizer que fará e não entregar o resultado solicitado.

Dica 6: zele pela segurança!

A própria segurança e a segurança dos que te cercam pode ser comprometida quando acontecem distrações com os recursos tecnologicos, há excesso de trabalho, faltam pausas regulares no trabalho, ocorrem noites mal dormidas, aparece estresse negativo entre outros.

É importante identificar o surgimento do cansaço, desatenções, descuidos que culminam com falhas no seu dia a dia. São esses momentos que o nosso corpo nos alerta que há algo errado, algo desequilibrado que precisa da devida atenção.

Acidentes, de modo geral, são causados por um conjunto sucessivo de erros e não apenas de um único erro.

Reconheça esses momentos! Interrompa esse ciclo! Cuide-se!!!

FLORIANO SALVATERRA